Investir em Gestão de Documentos pode trazer uma série de benefícios para as empresas. Além de tornar o acesso à informação mais rápido e eficiente, também contribui para a redução de custos, uma vez que evita a duplicação de documentos e minimiza o uso de papel. Além disso, melhora a comunicação interna, já que todos os colaboradores têm acesso às informações necessárias para desempenhar suas atividades.
ARQUIVOS CORRENTES, ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS E ARQUIVOS PERMANENTES, O QUE SÃO?
De acordo com cada fase na qual o documento se encontra em sua vida
documental ou conforme frequência de utilização, geralmente tem-se
a seguinte destinação em uma organização como Arquivos correntes, intermediários e arquivos permanentes.
Arquivos intermediários: Depois deste período os documentos podem ser eliminados ou guardados definitivamente, conforme as regras, ou conceituados como o conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final.
Para fazer a digitalização de documentos, as empresas podem contar com a ajuda de empresas especializadas nesse serviço, como a https://www.guardwell.com.br, ou investir em equipamentos e softwares próprios. O processo envolve as seguintes etapas:
A digitalização de documentos consiste em transformar os arquivos físicos, em papel, em arquivos digitais, que podem ser armazenados em nuvens, servidores ou dispositivos móveis. Dessa forma, os documentos ficam mais acessíveis, organizados e protegidos contra perdas, danos ou extravios.
Com a crescente busca por tecnologias que facilitem nosso dia a dia ,é cada vez mais comum as empresas utilizarem os serviços de digitalização de documentos, que tem como objetivo agilizar e tornar tudo mais simples e eficiente.
Também chamado de ativo ou de momento, que como indica o próprio nome, um arquivo corrente é o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim.
Conheça as vantagens da Guarda e Gestão de documentos físicos ou digitais: Tenha segurança, integridade das informações, serviços especializado, guarda de documentos físicos ou digitalizados, digitalização, localização em nuvem, localização rápida, fácil de obter as documentação e receba seus documentos em qualquer lugar pré definido.
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