Investir em Gestão de Documentos pode trazer uma série de benefícios para as empresas. Além de tornar o acesso à informação mais rápido e eficiente, também contribui para a redução de custos, uma vez que evita a duplicação de documentos e minimiza o uso de papel. Além disso, melhora a comunicação interna, já que todos os colaboradores têm acesso às informações necessárias para desempenhar suas atividades.
ARQUIVOS CORRENTES, ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS E ARQUIVOS PERMANENTES, O QUE SÃO?
De acordo com cada fase na qual o documento se encontra em sua vida
documental ou conforme frequência de utilização, geralmente tem-se
a seguinte destinação em uma organização como Arquivos correntes, intermediários e arquivos permanentes.
De acordo com cada fase na qual o documento se encontra em sua vida documental ou conforme frequência de utilização, geralmente tem-se a seguinte destinação em uma organização
Arquivos intermediários: Depois deste período os documentos podem ser eliminados ou guardados definitivamente, conforme as regras, ou conceituados como o conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final.
Para fazer a digitalização de documentos, as empresas podem contar com a ajuda de empresas especializadas nesse serviço, como a https://www.guardwell.com.br, ou investir em equipamentos e softwares próprios. O processo envolve as seguintes etapas:
Também chamado de ativo ou de momento, que como indica o próprio nome, um arquivo corrente é o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim.
O desenvolvimento das atividades diárias das empresas contribui para com o acúmulo para a guarda de documentos, que quase sempre são dispostos em pilhas e mais pilhas até tomarem por completo o espaço físico. O que fazer quando não houver mais espaço para guardar os documentos? A Guarda de documentos é a solução para seus documentos. Certamente, não é recomendado jogá-los fora por uma questão de segurança, pois podem ser solicitados na posteriormente. Uma das soluções mais viáveis para continuar armazenando os seus documentos é investir na guarda de documentos, que nada mais é do que um serviço que se encarrega de cuidá-los, transportando-os para um local que garanta a sua conservação e segurança. Guarda de Documentos é um serviço especializado em armazenar os documentos das empresas, disponibilizando infraestrutura segura e tecnologia adequada para mantê-los conservados, agregando praticidade para que sejam utilizados quando for necessário. O funcionamento da guarda de documentos acontece por etapas e é bastante simples. Em primeiro lugar, recolhe os documentos e posteriormente separa-os e os classifica, tendo como objetivo oferecer o máximo de organização para a sua empresa, que por sua vez têm os seus espaços físicos desobstruídos.
Redução no tempo de recuperação da informação;
Cópias de segurança;
Redução de áreas de arquivamento;
Redução de custos com links de Internet;
Descarte Seguro
Destruição Segura conforme a Le
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