A Digitalização de Documentos e suas Vantagens
A Guarda de Documentos é uma grande necessidade para todas as empresas ou qualquer negócio.
Surgiram os grandes locais para guarda de arquivos mais conhecidos como ” arquivo morto ” onde neste local se guardavam ou se guarda todos os documentos da empresa.
Com o passar do tempo a tecnologia avançou cobrando em muito na área de Digitalização de Documentos.
A Digitalização de Documentos,em termos simples, é o processo de copiar o documento físico para um arquivo eletrônico, que poderá ficar armazenado em qualquer local,dispositivo ou equipamento pelo tempo que desejar.
Assim, podemos destacar a Digitalização de Documentos e suas vantagens . Confira a seguir:
1. Guarda de arquivos digitalizados em Pen drive, DVD, celular, internet ou qualquer dispositivo;
2. Facilidade de localização da informação por palavras e ou frases conforme a necessidade;
3. Redução de custos gerado com locação ou manutenção de armários, colaboradores, recursos, armazéns e salas;
4. Facilidade de descarte único ou em massa;
5. Facilidade de uso em celulares, tablet, computadores ou em qualquer dispositivo que possa ler estes arquivos;
6. Compartilhamento de acesso pela internet, rede ou enviados facilmente para qualquer destino;
7. Segurança de acesso onde somente quem tem o nome e senha de acesso na nuvem pode acessa-los;
8. Tempo de uso a de eterno;
9. Preservação do documento físico enquanto se usa o arquivo digitalizado;
10. Gestão fácil e dinâmica pela equipe relacionada aos arquivos digitalizados;
11. Contribuição com o meio ambiente;
12. Mobilidade de uso de arquivos digitalizados com eficiência e precisão nas consultas ou informações;
13. Processo e serviço de digitalização que atende a todos os segmentos empresariais e de empresa de todos os portes;
14. Backups e cópias de segurança;
15. Produtividade e acesso no menor tempo em processos para uso ou procura de arquivos;
16. Acesso simultâneo a arquivos e informações;
17. Nitidez eterna nas informações independente de quanto tempo exista o arquivo. (O original tem que ser de boa qualidade);
18. Evita fraudes. Arquivos somente leitura evita adulteração dos arquivos;
19. Praticidade. Você mesmo consulta o que desejar, sem ter que esperar a provisão por um processo ou de alguém;
20. O avanço da tecnologia colabora para que os arquivos digitalizados possam cada vez mais estarem disponíveis;
21. Leva pouco tempo para digitalizar vários documentos em massa;
22. Como puderam ver a digitalização possui várias vantagens que colaboram para a produtividade, segurança, compartilhamento e facilidade para uso no dia a dia e em qualquer lugar.
Descubra mais sobre GuardWell.com.br
Assine para receber nossas notícias mais recentes por e-mail.
No responses yet