A Guarda Eletrônica dos Documentos e Assinatura relacionados à Segurança e Saúde no Trabalho

PORTARIA ME Nº 211, DE 11 DE ABRIL DE 2019

PORTARIA SIMPLIFICA O PROCESSO DE ASSINATURA E GUARDA DE ARQUIVOS, GARANTINDO MAIS SEGURANÇA NO ARMAZENAMENTO DE INFORMAÇÕES E REDUZ OS CUSTOS

Empresas de todo o país estão autorizadas a armazenar versões Digitais de Documentos relacionados à Segurança e Saúde no Trabalho (SST). A permissão foi concedida por meio da Portaria nº 211, publicada pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho no Diário Oficial da União (DOU) . A partir de agora, as empresas podem utilizar Certificação Digital, no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), para a criação e assinatura eletrônica em seus documentos. O objetivo é simplificar os processos, garantir mais segurança no armazenamento de informações e diminuir custos. Segundo a portaria, os arquivos eletrônicos devem ser mantidos em formato PDF e estar à disposição da Inspeção do Trabalho quando solicitados. A Digitalização de Documentos, também pode ser uma aliada no combate às fraudes, muitas das quais se referem às assinaturas retroativas de documentos que nem ao menos existiam. Inicialmente, a forma de assinatura, Guarda e apresentação eletrônica dos documentos relacionados à SST é facultativa. Tornando-se obrigatória nos seguintes prazos: cinco anos, para microempresas e microempreendedores individuais; três anos, para empresas de pequeno porte; e dois anos, para as demais empresas.

Digitalização de Documentos , entre os documentos listados pela Portaria que podem ser Digitalizados estão:    O Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO); Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA); Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR); Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil (PCMAT); Programa de Proteção Respiratória (PPR); Atestado de Saúde Ocupacional (AET); Plano de Proteção Radiológica (PRR); Análise Ergonômica do Trabalho (AET) e Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural (PGSSMTR). A medida também é extensiva ao Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes; certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras; e laudos que fundamentam todos os documentos previstos na portaria, como os laudos de insalubridade e periculosidade.