Como fazer digitalização de documentos?

Para fazer a digitalização de documentos, as empresas podem contar com a ajuda de empresas especializadas nesse serviço, como a https://www.guardwell.com.br, ou investir em equipamentos e softwares próprios. O processo envolve as seguintes etapas:

• Preparação dos documentos: consiste em separar, organizar e limpar os documentos que serão digitalizados, removendo grampos, clipes ou outros elementos que possam prejudicar a qualidade da imagem.
• Captura dos documentos: consiste em escanear os documentos usando scanners ou aplicativos de celular. Nessa etapa, é importante ajustar a resolução, o contraste e o formato dos arquivos.
• Indexação dos documentos: consiste em atribuir metadados aos documentos digitalizados, como título, data, autor e assunto. Esses metadados facilitam a identificação e a recuperação dos arquivos.
• Armazenamento dos documentos: consiste em salvar os documentos digitalizados em locais seguros e acessíveis, como nuvens, servidores ou dispositivos móveis. Nessa etapa, é importante definir políticas de acesso, backup e exclusão dos arquivos.
• Descarte dos documentos: consiste em eliminar os documentos físicos que não são mais necessários ou que já prescreveram. Nessa etapa, é importante seguir as normas legais e ambientais para o descarte adequado dos papéis.

A digitalização de documentos é uma prática que traz inúmeros benefícios para as empresas que desejam se modernizar e se adaptar às novas exigências do mercado

Para saber mais sobre digitalização de documentos ou digitalização de grandes quantidades de documentos, fale com nossos consultores pelo Chat ou use nosso formulário de contato.