Coronavírus e a Digitalização de Documentos

A atual crise nos desperta para adaptação em oceanos corporativos cheios de desafios,como redução de custos e incertezas. Atualmente vivemos em tempo de Covid-19 e Digitalizar será necessário para lidar bem com a maior parte dos seus problemas. Mover seu negócio pela internet, não é mais uma opção e sim uma necessidade de sobrevivência. E por meio da Digitalização,você controla seus estoques, vendas, cadastros de clientes e notas fiscais. O novo coronavírus mudou para sempre o cotidiano das pessoas e mostrou o quanto os dispositivos eletrônicos são importantes para executar atividades básicas do cotidiano. Nas empresas, o uso de tecnologias se tornaram ainda mais necessárias, dentre outros fatores, para melhorar a eficiência operacional em tempos de instabilidade econômica. A  Gestão Documental é tida como estratégica em qualquer organização e por isso, merece uma atenção especial. Assim, tornar os processos digitais não só contribuem para diminuir gastos e manter o funcionamento das atividades, como também aumentar a produtividade. No dia 19 de março de 2020, entrou em vigor o Decreto nº 10.278/2020 ,que define as técnicas e requisitos para digitalização de documentos públicos e privados, de modo a possibilitar que estes produzam os mesmos efeitos legais e o mesmo valor que os documentos originais. Para tanto, o Decreto regulamenta dispositivos da Lei nº 13.874/2019 (“Lei da Liberdade Econômica) que dispõem sobre a equiparação entre documentos físicos e digitais.O objetivo do novo Decreto é facilitar a administração e gestão de documentos públicos e privados, de modo a proporcionar maior agilidade e facilidade em relação à visualização, armazenagem e preservação dos documentos.  Há muito era esperado pela sociedade civil e comunidade empresarial, que almejavam que documentos digitalizados tivessem o mesmo valor jurídico que os documentos físicos, principalmente num momento em que o trabalho remoto se torna indispensável diante do distanciamento social provocado pela pandemia do Covid-19. O Decreto não se aplica aos documentos originalmente produzidos em formato digital, tampouco aos documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional e aos documentos microfilmes, audiovisuais, de identificação e de porte obrigatório.

Regras gerais de Digitalização

De acordo com o Decreto, para que o Documento Digitalizado produza os mesmos efeitos do documento original, os procedimentos e as tecnologias utilizadas em sua digitalização devem assegurar:

• A integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
• A rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos;
• A qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento;
• A confidencialidade do documento.

Requisitos na Digitalização

O Decreto estabelece que será válido qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, confidencialidade dos documentos digitalizados, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

Descarte dos documentos físicos

O Decreto também deixa claro que após o processo de digitalização realizado em conformidade com suas disposições, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico. Isto é, se o documento não fizer parte do rol de documentos com conteúdo histórico, poderá ser eliminado.

Manutenção dos Documentos Digitalizados

Quanto ao armazenamento dos Documentos Digitalizados, o Decreto estabelece que a técnica adotada deve assegurar:

• A proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; e
• A indexação de metadados que possibilitem a localização e o gerenciamento do documento digitalizado e a conferência do processo de digitalização adotado.

Preservação dos Documentos Digitalizados

Quanto à preservação dos documentos, o Decreto prevê que os documentos digitalizados sem valor histórico deverão ser preservados em meio digital até, pelo menos, o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.

Tipos de Digitalização:

• Digitalização imediata dos documentos novos como parte do fluxo de trabalho;
• Digitalização sob demanda dos arquivos físicos armazenados ;
• Representação de texto: softwares capazes de extrair informações de formulários, leitura de códigos de barras.
• Diminuição de espaço físico para armazenamento de documentos;
• Facilidade de acesso: possibilidade de acesso remoto e utilização simultânea;
• Busca a informação (sistema de indexação );
• Segurança, Inviolabilidade dos dados;
• Preservação e Durabilidade do acervo.