Gerenciamento Eletrônico de Documentos

GED
Gerenciamento Eletrônico de Documentos

A capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do conhecimento, pois permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa, logo o GED lida com qualquer tipo de documentação, afinal ele visa o gerenciamento de informações de forma eletrônica, fechando o ciclo completo, desde sua criação até o seu arquivamento, além de controlar a segurança, busca, check-in / check-out e versionamento dos documentos.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma tecnologia que facilita o controle, armazenamento, compartilhamento e recuperação das informações existentes de determinada Instituição. Os sistemas GED permitem aos usuários acessarem os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web podendo visualizá-los em diversos lugares do mundo, facilitando o trabalho de inúmeras pessoas, pois não irão precisar sair de seu local de trabalho para acessá-los, já que estes foram previamente digitalizados, evitando a danificação dos mesmos.
Qualquer tipo de empresa, pequena, média ou grande, pode usar o GED, como escritórios de advocacia, hospitais, construtoras, dentre outros, podendo ser aplicado para setores específicos (RH, Contabilidade, Marketing, etc), pois o mesmo avalia as necessidades específicas do cliente e oferece um sistema modular, o que possibilita a implantação gradativa do Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Em linhas gerais, o GED é um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus mais diversos documentos em forma digital, como papel, planilhas eletrônicas, arquivos de texto, etc.
Um bom projeto de GED leva benefícios significativos a uma empresa, que são perceptíveis em praticamente todos os seus departamentos, pois categoriza os documentos, com o uso de tabelas de temporalidade e ações de disposição, portanto seu uso é vital para a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas, afinal o mesmo efetua a conversão de informações em voz, texto ou imagem para a forma digital.
Algumas das vantagens ao se aplicar um GED são, um aumento significativo na velocidade e precisão na localização de documentos, o total controle no processo de negócio, ilimitadas possibilidades de indexação, dentre outras, ocasionando uma melhoria na qualidade de atendimento ao cliente, com respostas rápidas e precisas e agilidade nas transações entre empresas, afinal o gerenciamento automatizado de processos, minimiza o custo com recursos humanos, aumentando a produtividade e o processo de tomada de decisões, obtendo vantagem competitiva com a redução de custos com cópias, já que há a disponibilização de documentos em rede.
Usar o GED não obriga que as informações estejam em meio eletrônico. Um documento em papel pode cumprir toda a sua função em qualquer processo, mesmo em papel e ser arquivado neste mesmo meio, ou de forma heterogênea. Iniciar em papel e fluir pelos processos e ser arquivado em meio eletrônico.