Gestão de Documentos (Arquivos)

GESTÃO DE DOCUMENTOS (ARQUIVOS)

A função de um Arquivo é guardar a documentação e principalmente fornecer aos
interessados as informações contidas em seu acervo de maneira rápida e segura.
Neste sentido, a classificação dos documentos de arquivos deve ser feita a partir de
um método de arquivamento a ser definido, levando em consideração a estrutura da
empresa, suas funções e a natureza de seus documentos. Não há um único método
válido para arquivar documentos. Na prática, inclusive, faz-se uso da combinação de
um ou mais métodos. Os métodos mais comuns são os que classificam os documentos
por assunto, seguidos de uma classificação secundária por ordem alfabética,
cronológica ou geográfica. O agrupamento dos documentos por assunto, entretanto,
deve atender às necessidades da empresa, suas características e prioridades.
O método de arquivamento adotado pela empresa pública ou privada, assim como os
cuidados de conservação e os procedimentos de eliminação, transferência e
recolhimento, quando for o caso, devem ser repassados para todas as unidades
administrativas, para que estas fiquem cientes, possam se adequar ao método e
efetivamente implantá-lo pois a organização dos arquivos, como foi exposto aqui,
inicia-se com a produção dos documentos, assim como a responsabilidade pela
organização das informações, em diferentes graus, diz respeito a todos os
funcionários.