Gestão Documental
Denominamos Gestão Documental o conjunto de instrumentos que promovem o
gerenciamento e a rastreabilidade eficiente dos documentos e informações
corporativas.
Existem 3 fases do Processo:
Preparar: Os documentos são selecionados para a organização através de uma
criteriosa avaliação e classificação documental;
Organizar: Os documentos acondicionados em caixas de forma que facilite o controle
físico e a localização do sistema;
Registrar e Catalogar: Os documentos são catalogados de acordo com as
especificações do projeto e recebem um código de barras para controle e localização.
Vantagens de uma Gestão Documental
Pessoas e empresas possuem documentos importantes que geram a necessidade de
serem guardados. Porém, devido a importância que possuem, apenas guardá-los não é
o suficiente. Precisam ser arquivados de maneira segura e organizada, para que sejam
localizados com facilidade e agilidade, quando algo ou alguma ocasião exigir.
É de grande benefício quando existe a gestão de documentos, pois, há controle e
monitoramento mais precisos da documentação. A demanda documental é
simplificada quando tudo está em ordem, evitando assim aquela bagunça de várias
caixas, vários documentos misturados, onde não se encontra o que precisa; o tempo
vai passando e a pessoa fica ali, procurando um documento importante, com a sensação
de que ele sumiu e de que nunca vai encontra-lo, simplesmente porque não houve a gestão de
documentos. Quantas vezes isso já aconteceu com você? Acaba sendo um tempo
precioso desperdiçado, o clima organizacional vai se tornando pesado, outras pessoas
acabam deixando suas responsabilidades para se envolver na tarefa, na busca de um
papel, de um arquivo físico, que praticamente foi jogado no meio de milhares, onde
ninguém, nem mesmo a pessoa que o arquivou, faz a mínima ideia de onde ele esteja
guardado. Se seus documentos físicos e digitais, forem organizados de maneira
adequada e correta, haverá um padrão no seu acervo, os documentos serão
identificados rapidamente, não haverá dificuldades para localizá-los, será gerada uma
economia de tempo, tanto de encontrar o que se precisa, quanto de ter que agilizar
todo o processo em relação aos dados do documento, os riscos de ter que descumprir
prazos solicitados serão mínimos, perdas e extravios e você terá um ambiente
organizado produtivo e muito agradável.
Alguns benefícios que a Gestão Documental irá trazer para sua empresa:
1 – Evitar que dados sejam perdidos;
2 – Melhorar a eficiência na busca dos documentos;
3 – Sistematização na guarda dos documentos;
4 – Economia de tempo;
5 – Redução de custo;
6 – Ter a informação com fácil acesso te coloca na frente da concorrência.
Quem utiliza os Serviços?
Hospitais, clínicas, laboratórios, contabilidades, advocacias, indústrias, enfim empresas
de pequeno, médio e grande porte que possuem uma grande demanda documental
que precisam estar catalogados corretamente para fácil localização.
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