Gestão Documental e a importância da Lei de Dados

As empresas estão cada vez mais inseridas no mundo digital, desejando promover uma Gestão Documental eficiente,e assim organizando o acervo documental legado e ativo, fazendo uma gestão eficiente dos processos em papel e também sua migração para o mundo digital.

 Na Gestão Documental, a segurança da Informação, é a base fundamental  por ter elementos de confidencialidade e disponibilidade a todos os dados digitais. A importância desses dados dentro da empresa, com as informações certas a empresa terá as melhores decisões destacando se em seus segmentos.

Entretanto,a sanção da Lei Geral de Proteção aos Dados(LGPD),em agosto de 2018, traz novas regras e normas para lidar com esses elementos, exigindo que as organizações tenham políticas mais claras para a segurança e proteção tornando se a Gestão de Documentos um item primordial dentro das estruturas empresariais.

A tendência é esses números aumentarem ainda mais nos próximos anos graças à LGPD. Em princípio, trata-se dos dados coletados,tratados e publicados de forma online, ou seja, das informações que as empresas conseguem rastrear à atividade dos usuários,obtendo se um perfil quase completo das pessoas apenas com o monitoramento na web.

Neste ponto,destacamos como a lei pretende agir daqui pra frente, as empresas só podem trabalhar com as informações que elas próprias conseguem coletar e, principalmente tendo autorização explicita para utilizar.

Dessa forma, aumenta a importância dos documentos já existentes no banco de dados das organizações e reforça a necessidade de forma organizada e acessível, ainda mais para empresas que não possuem negócios no ambiente digital, mas também precisam se ajustar á LGPD.

A AIIM (Association for Intelligent Information Management ) revelou um dado notório. Uma pesquisa realizada pela companhia indica que 35% das organizações acreditam que o volume de Informações e Dados crescerá mais de 5 vezes nos próximos dois anos, ou seja, é cada vez mais necessário que as empresas encontrem soluções para lidar com o caos da Informação.

Se a sua empresa possui um dado cadastral de seus clientes ,ela já deve seguir todas as normas de segurança e transparência estipuladas. Contudo os desafios a serem vencidos envolvem diversas questões como : Organizar o acervo documental , o que digitalizar ,as preocupações com a guarda física , o ciclo de vida dos documentos e como destacar o papel com segurança jurídica e quem é o responsável pela segurança da Informação.