Gestão Eletrônica de Documentos

Como um sistema GED pode ajudar as atividades de sua empresa.

Gestão Eletrônica de Documentos

GED (Gestão Eletrônica de Documentos),adaptar para evoluir, o mundo está em constante evolução, de modo que a estagnação leva a extinção. Ter os documentos em um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos , possibilita a empresa gerenciar todo o capital intelectual, o que proporciona vantagem competitiva frente aos concorrentes. Quem trabalha com muitos documentos geralmente enfrenta problemas que parecem simples, mas ao final de um mês pode gerar um grande desperdício de tempo.
Afinal, como um sistema GED pode contribuir para acelerar os processos do dia a dia do seu negócio? Preocupação constante para administradores que observam o acúmulo de papéis aumentar em seus negócios, a gestão eletrônica de documentos é o caminho mais seguro para preservar dados e dar rapidez aos processos de consulta, guarda e edição de arquivos.
Atualmente, com o avanço das tecnologias móveis, é inimaginável que informações importantes estejam disponíveis apenas entre os limites do escritório.
Sobretudo para empresas que precisam que seus colaboradores estejam em constante deslocamento, disponibilizar os arquivos 24 horas é fundamental. Dessa forma, o sistema GED, por derrubar as barreiras de localização e horários, não significa apenas um ganho de produtividade, mas também representa uma revolução na forma com que o negócio lida com a informação. A empresa ganha, dessa forma, agilidade significativa na tomada de decisão.

A Gestão Eletrônica de Documentos permite controlar versões e armazenar o histórico de alterações. Dessa forma, as equipes que lidam com os mesmos arquivos não se perdem em diferentes versões do mesmo arquivo.
Além disso, o retrabalho é evitado. Ao permitir apenas um acesso de cada vez ao arquivo, o sistema evita que dois colaboradores trabalhem nas mesmas modificações simultaneamente.

Dê mais segurança aos arquivos com o sistema GED

A segurança de documentos por meio do sistema GED acontece em pelo menos duas ocasiões. A primeira delas é a possibilidade de restringir os níveis de acesso a arquivos. Ou seja, você pode determinar quais colaboradores têm permissão para consultar e modificar determinados tipos de informação.
Já o segundo fator de segurança é a conservação da papelada. Seja por extravio, seja por dano, documentos físicos podem ficar inutilizados pelas mais diversas situações. A digitalização dos materiais acaba com esse problema.
O sistema GED é, portanto, uma ferramenta para organizar a documentação da empresa, a fim de aperfeiçoar processos e diminuir despesas. Além de simplificar tarefas rotineiras, a gestão eletrônica é uma proteção contra a perda de informações.
A partir desses benefícios, organizar a empresa com essa tecnologia pode ser um diferencial competitivo importante na disputa pelo mercado, sobretudo para aquelas que observam o aumento do volume de papéis em circulação diariamente.

Reduza despesas

Os avanços trazidos pelo sistema de gestão eletrônica possibilitam a redução de despesas a partir de pelo menos duas perspectivas: diminuição de recursos aplicados para fazer cópias e impressões e no tempo despendido em retrabalho.