Organização e Digitalização de Documentos

Organização e Digitalização de Documentos

A cada dia que passa o tempo se torna ainda mais precioso e caro, com o pensamento em sempre deixar o arquivo para segundo plano as empresas acabam enfrentando problemas posteriormente por  não  localizar  os   documentos,   entre  eles   está  a   autuação  de  fiscais  por  não  apresentar  os  documentos requisitados, gastos indiretos com funcionários para buscar documentos que talvez nem existam .

Digitalização de Documentos

É a conversão de qualquer documento ou informação em papel para o formato digital  através  de  scanners,  permitindo  o  acesso  de  uma  cópia  idêntica  ao original através do computador. Os documentos passam por rotinas de separação, preparação e higienização, digitalização, gestão de qualidade e tratamento, indexação e por fim disponibilização.

Vantagens:

Entre diversas vantagens deste serviço estão:

⦁          Redução de custo com o acesso aos documentos em todo o seu ciclo de existência;

⦁          Acesso  ao nosso sistema que   permite  a  visualização  imediata  aos  documentos,  disponível  24  horas  por  dia,  365  dias   por   ano,  possibilitando  o  acesso de qualquer lugar do planeta, necessitando apenas de um computador ou um dispositivo móvel com acesso à internet;

⦁          Possibilita  ter  o  back-up eterno do documento, mesmo após o expurgo do original ou até mesmo por um  extravio,  o  espaço  e  custo  para  manter  os documentos torna-se mínimo perto dos benefícios da garantia e segurança que lhe dará;

⦁          Preservação da integridade do documento original;

⦁          Redução de custos com espaço físico;

⦁          Busca on-line dos documentos através de campos chave de pesquisa.

Como Funciona:

Até a disponibilização no sistema, o arquivo passa pelo seguinte processo:

Separação: Consiste na separação dos documentos por tipo, e lote de papéis a serem digitalizados  e  indexados juntos  ou  separados, formando  assim  um conjunto de documentos digitais para acesso com maior facilidade;

Preparação e Higienização: Tratamento   dos documentos  para  deixa-los   aptos  para  a  digitalização,  sendo  feita  a retirada de clips, grampos, dobras  e qualquer outra anormalidade que afete a produção da digitalização;

Digitalização: Nesta  fase,  os  documentos  estão  prontos  para  serem  digitalizados, tal  serviço é efetuado através de scanners cujo volume de produção e área de abrangência são estimados de acordo com a necessidade do serviço em andamento;

Gestão de Qualidade e Tratamento: Após  as  imagens  dos  documentos  já  estarem   armazenadas  no  sistema,  chega  a  hora  de verificar  a  qualidade  da imagem gerada e correção das anormalidades que não  foram efetuadas   automaticamente  pelo sistema,  como  a  retirada  de  bordas,  limpeza  de  sujeiras, alinhamento do documento, entre outras melhorias. Após este trabalho, as imagens estarão em perfeita qualidade para o próximo passo;

Indexação: Cada documento já está criado no sistema, precisando somente  dos  campos   necessários   para  sua  pesquisa  dentro  do  sistema,  tais  campos podem ser indexados de acordo  com  a  necessidade  de cada  documento,  o  prontuário  de  um funcionário  por exemplo,  podemos  adicionar  os  seguintes campos  chave  de  pesquisa: nome do funcionário,  número de registro, CPF, data de admissão  e  data  de  demissão. Os  campos  podem  ser  utilizados  para pesquisas avulsos ou em simultâneo;

Disponibilização:  Após todo  o  processo  e   digitalização    ter    sido  efetuado,   automaticamente  o   documento    é disponibilizado no sistema on-line para que o cliente possa acessar.