Organização e Guarda de Documentos

As empresas perceberam que o não controle e a falta de registro do que fazem e como fazem, inviabiliza saber o que ocorre em seus processos internos, trazendo como conseqüência, resultados desastrosos e às vezes irreversíveis. Com a Internet, as pessoas começaram a perceber o valor da informação e a se darem conta de que precisariam se organizar para poder continuar utilizando esse precioso bem, obrigando as empresas a buscarem alternativas.

Se seus documentos físicos e digitais, forem organizados de maneira adequada e correta, haverá um padrão no seu acervo, os documentos serão identificados rapidamente, não haverá dificuldades para localizá-los, será gerada uma economia de tempo, tanto de encontrar o que precisa, quanto de ter que agilizar todo o processo em relação aos dados do documento, os riscos de ter que descumprir prazos solicitados serão mínimos, perdas e extravios serão evitados e você terá um ambiente organizado, produtivo e muito agradável.

Portanto, a importância ou não a eles atribuída depende da necessidade da informação e para tanto, essas informações precisam ser tratadas e organizadas segundo critérios muitas vezes generalizados dentro do âmbito da arquivologia e documentação, ou criados pela própria empresa ou instituição, baseando-se em sua atividade fim ou necessidades específicas de processos de trabalho.

• Organização física ou eletrônica adequada;
• Padronização dos métodos de arquivamento;
• Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
• Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
• Eliminação das dificuldades para localização e manutenção dos arquivos;
• Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos.