Por que fazer a Digitalização de Documentos?

Por que fazer a Digitalização de Documentos?

Porque digitalizar documentos pode ser a chave para a organização de uma empresa?

Além de deixar o espaço físico mais aproveitável, mecanismo facilita e agiliza a rotina de trabalho. Em meio a tantas questões sem solução, a Digitalização De Documentos se apresenta como uma estratégia valiosíssima para as empresas.
A Digitalização de Documentos é o processo que converte documentos físicos para formatos digitais. Com este processo, a dinamização e o acesso das informações pelo cliente fica muito melhor e poupa tempo, pois os e colaboradores não precisam ficar procurando em pilhas de arquivos.
Além de contribuírem com a facilidade de difusão dessas informações para a empresa,a digitalização de documentos contribui para preservação de tais documentos, uma vez que restringe o manuseio dos originais, e se torna um instrumento capaz de dar acessos simultâneo local ou remoto aos seus representantes digitais como os documentos textuais, cartográficos e iconográficos em suportes convencionais.
O GED indexa todos os seus documentos facilitando assim o rastreio e a sua busca na hora que precisar, está pronto para atender seus cientes na tomada de decisão em suas empresas.
Desenvolvido para consultas seguras, esse sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) dispõe de ferramentas adequadas às necessidades de rastreabilidade, personalização, acesso e segurança total via internet do acervo documental de cada cliente.

Como Digitalizar Documentos pode me ajudar a gerir os negócios?
Geralmente, empresários com mais de 15, 20 anos de mercado costumam fazer perguntas como essa. Até porque construir um legado no mundo físico requer anos e anos de dedicação, e simplesmente deixar que as máquinas façam todo o trabalho duro é, no mínimo, uma escolha que gera uma certa dúvida para esses empreendedores.
Entretanto, muito mais do que uma questão de proteger e garantir a integridade das informações, digitalizar documentos é um processo que consiste, principalmente, na organização de arquivos e dados confidenciais. Apostar na contratação de um serviço como esse reflete, sobretudo, na praticidade conquistada em todos os ciclos e processos da empresa.
Empresas especializadas na gestão de documentos, costumam oferecer o serviço de armazenamento de arquivos físicos, fazendo com que o acesso e manuseio de informações seja melhor controlado.
Pensando na rotina de um pequeno escritório de advocacia, por exemplo, a digitalização facilita não só o trabalho do advogado na análise e estudo dos processos em andamento, mas pode ser fundamental, principalmente, na reabertura de uma ação arquivada já há muito tempo.
Outra situação ainda mais comum está relacionada com as empresas que precisam armazenar notas e outros documentos fiscais e, até mesmo, aquelas que não têm essa obrigação, sofrem bastante com a falta de controle de dados. Em alguns casos, elas podem até se prejudicar pela não existência de comprovantes oficiais.
Por isso, a digitalização de contratos, certificações, autorizações e outros tipos de documentos físicos é tão importante para uma empresa. Além de otimizar a organização do seu negócio, sua empresa economiza muito mais no armazenamento de arquivos e sua proteção.