Qual é o melhor momento para contratar uma empresa de Digitalização?

A Digitalização de Documentos é o processo de transformar a documentação física em arquivos digitais sendo fundamental dentro das empresas.
Esse processo vai auxiliar o aumento da produtividade e na redução de despesas.
Ainda existem muitas empresas que possuem seus documentos apenas na forma física e essa atitude pode gerar uma série de implicações e dificuldades no dia a dia da organização.
É muito importante avaliar se sua empresa está suscetível a falhas e riscos na gestão documental.

Podemos destacar alguns sinais que evidenciam a necessidade de contratação de um serviço de Digitalização de Documentos.

1. Ocorre extravio de papéis importantes com frequência.
Com muitos papéis circulando entre departamentos e filiais, é natural que aconteçam extravios. E essa perda de documentos importantes pode significar prejuízos financeiros para a sua empresa.

2. Os profissionais não podem fazer consultas ágeis e simultâneas.
Ao digitalizar os documentos, haverá o acesso ágil e simultâneo por diversos profissionais de departamentos diferentes. Dessa forma, a empresa ganha em produtividade.

3. Quando um possível incidente gera a perda total de papéis importantes.
Quando toda a documentação da empresa encontra-se apenas em formato físico, ela fica suscetível a diversos incidentes. Ocasionando assim, a perda total do patrimônio documental da empresa. Com a digitalização, as informações serão arquivadas de forma segura.

4. Quando a documentação consome muitos recursos financeiros.
Por fim, um sinal de que é preciso contratar um bom serviço de digitalização de documentos é o montante de dinheiro gasto com impressões e guarda da documentação corporativa.