Tempo de Guarda dos Documentos

TEMPO DE GUARDA DOS DOCUMENTOS

O que fazer com a grande quantidade de papéis acumulada durante o ano?
Antes de tomar uma decisão procure a orientação especializada para
saber o que deve ser arquivado e o que pode ser eliminado.
Um procedimento incorreto pode resultar em multas e na perda de
informações estratégicas.
A mesma lei que cria um mar de burocracia, também blinda com
possibilidades de, em determinado período, se ver livre de uma pilha
de documentos que, estão, nada mais serve do que ocupar preciosos espaços.
Portanto, é de fundamental importância, que as empresas implantem a Tabela
de Temporalidade Documental / TTD, que é uma relação de itens documentais,
separada por Departamento, com a definição do tempo de arquivamento,
avaliando para cada item documental, o seu valor administrativo, técnico,
legal e histórico.
Com o acompanhamento do vai-e- vem da legislação brasileira, esta Tabela
representa para cada departamento da empresa, uma ordenação de sua produção
documental,com a identificação de documentos que devem ter tempo de guarda
específicos,possibilitando a distinção entre os documentos de guarda temporária
dos de guarda permanente, originando-se a eliminação da papelada inútil com a
conseqüente liberação de espaços.
A TTD possibilita um armazenamento disciplinado, possibilitando um critério na
seleção de documentos, evitando o desconhecimento das potencialidades que um
acervo arquivístico apresenta enquanto fonte de informação gerencial e fonte de
informação sobre a história da organização.
Desta maneira, para uma melhor análise, relacionamos alguns itens documentais, da
área de Recursos Humanos, com os respectivos prazos, de acordo com a legislação:

Item Documental                                         
Atestado de Saúde Ocupacional 20 anos após o desligamento do trabalhador
Aviso Prévio 5 anos
Cartão de Ponto 5 anos 
Comunicação de Dispensa – CD 5 anos 
FGTS / Guia de Recolhimento  Permanente   
Livro de Inspeção do Trabalho Permanente
Pedido de Demissão 5 anos 
Recibo de entrega de Vale Transporte 5 anos   
Termo de Rescisão do Contrato  de Trabalho 5 anos